Le Centre technique de coopération agricole et rurale (CTA) confirme sa fermeture pour la fin 2020.
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Digitaliser les coopératives agricoles pour améliorer leur efficacité

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Peu d’habitants d’Afrique subsaharienne utilisent les services et les comptes bancaires traditionnels. Les banques sont en effet généralement situées en milieu urbain et servent des marchés étroits.

En Ouganda, par exemple, seulement 20 % environ de la population a un compte bancaire. Toutefois, 60 à 65 % des habitants de ce pays détiennent un compte auprès d’institutions financières non bancaires, telles que les coopératives d’épargne et de crédit. On en compte actuellement plus de 6 000 en Ouganda, où plus de 18 millions d’habitants utilisent leurs services. En Éthiopie, pays voisin, quelque 20 000 coopératives financières sont regroupées en 36 centrales coopératives, qui totalisent à elles seules 14 millions de membres.

Malgré ces chiffres, plus de 80 % de ces coopératives utilisent encore des outils rudimentaires sur support papier pour gérer au quotidien leurs données et leurs processus, comme l'enregistrement des profils des membres, les données sur l’épargne et les prêts, la vente d'intrants et les achats auprès des producteurs.

L’utilisation d’outils traditionnels a un coût élevé pour les coopératives :

  • Perte de temps au niveau des aspects administratifs et de la recherche de documents ;
  • Recrutement d’un grand nombre d'employés pour l’enregistrement manuel des données ;
  • Manque de données fiables pour la planification et la prise de décisions ;
  • Perte de revenus liée aux prêts en souffrance ;
  • Perte de valeur des stocks d’intrants et de produits en raison d'un manque de connaissances ;
  • Manque de temps pour se concentrer sur des activités et des aspects importants, comme la commercialisation, le remboursement des prêts et les ventes ; et
  • Difficultés lors des procédures de demande de prêts, faute de données financières fiables.

Pour toute une série de raisons, de nombreuses coopératives continuent d'utiliser des systèmes de gestion des données sur support papier : non-connaissance des solutions numériques existantes, incapacité à utiliser les technologies, analphabétisme numérique, environnements peu favorables, manque de capitaux et résistance sociale et culturelle aux nouvelles technologies.

Cinq grands avantages

La numérisation présente cinq avantages opérationnels majeurs pour les coopératives :

  1. Journée de travail réduite
  2. Plus grande exactitude/moins d'erreurs
  3. Augmentation des recettes/diminution des défauts de remboursement
  4. Réduction des coûts liés à l’offre de services
  5. Amélioration de la documentation et de la tenue des rapports

Les solutions numériques permettent aux coopératives de concentrer leurs efforts sur des aspects clés, comme la commercialisation des produits, et d'améliorer la productivité de leurs membres. Elles améliorent également leurs chances d’obtenir des prêts bancaires et de décrocher des contrats avec de grands agrégateurs. Les coopératives digitalisées peuvent en effet démontrer facilement leur fiabilité et leur bonne santé financière.

Avant d’implémenter un logiciel financier, une coopérative d’épargne et de crédit doit d’abord faire des recherches afin d’identifier les solutions numériques adaptées à leur activité et à leurs membres. La première étape consiste à déterminer les fonctions dont elle a besoin et les autres services souhaités. La coopérative doit ensuite évaluer les coûts et les avantages de chaque solution numérique disponible ainsi que ses perspectives de développement, dans le cas où elle utilise aussi le produit pour offrir des services supplémentaires – communication de prévisions météorologiques et de conseils agronomiques, informations sur les marchés, traçage des produits et des marchandises, etc.

Une culture digitale

La coopérative devra aussi négocier les frais et les services connexes, comme la formation. Le personnel de la coopérative d’épargne et de crédit devra en effet suivre une formation pour pouvoir utiliser le système. Le coût de cette formation devra être budgétisé si elle n’est pas comprise dans le forfait. Tout contrat doit inclure le soutien et la maintenance, assurée par la société qui commercialise la solution numérique.

La phase suivante consistera à installer le système et à assurer la migration des données existantes à partir d'autres documents électroniques ou papier. L'entreprise qui fournira le pack logiciel sera responsable de l’installation du système et de la phase de test mais il faudra déterminer qui assura la migration des données – le niveau d’assistance offert par le fournisseur et la part du travail incombant à la coopérative cliente. A ce stade, il faudra absolument s’assurer que toutes les fonctionnalités personnalisées et la génération de rapports fonctionnent correctement. Le système sera ensuite testé pendant une période d’essai, les systèmes existants continuant à être utilisés parallèlement. Au cours de cette période, le personnel devra se familiariser avec le système et la direction pourra s’assurer qu’il réponde bien aux besoins de la coopérative d’épargne et de crédit et de ses membres. Une fois la phase d’essai concluante, la coopérative pourra abandonner les anciens systèmes et utiliser exclusivement le nouveau système numérique.

Pour exploiter pleinement les avantages de ces solutions financières numériques, les coopératives doivent identifier en leur sein une personne capable de prendre les rênes de cette transition, de faire entrer l’organisation dans l’ère numérique et de développer une culture numérique pour toute l’organisation.

Cet article a été rédigé dans le cadre d’une initiative menée par le CTA visant à documenter et à partager les connaissances exploitables sur les approches agricoles efficaces pour l’agriculture des pays ACP. Il capitalise sur les connaissances, les enseignements et les expériences pratiques afin de documenter et d’orienter la mise en œuvre de projets axés sur l’agriculture pour le développement.

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